Politique de protection des données personnelles
SGS IDEA CLINIC
La société SGS IDEA CLINIC effectue des tests cosmétiques relatifs à l’efficacité, l’usage et la tolérance de produits cosmétiques finis sur des volontaires qui s’inscrivent et sont ensuite inclus dans les études en contrepartie d’une indemnisation financière (ci-après les « Volontaires »).
Les traitements mis en œuvre par SGS IDEA CLINIC sont réalisés en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») ainsi qu’avec la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après la « Réglementation applicable en matière de données personnelles »).
La présente politique de confidentialité a pour but d’informer les Volontaires sur les traitements de données personnelles les concernant mis en œuvre par SGS IDEA CLINIC (ci-après la « Politique de confidentialité »).
1. Identité et coordonnées de SGS IDEA CLINIC
Les données personnelles sont collectées par la société SGS IDEA CLINIC, Société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 421 967 092, dont le siège social est situé Site Montesquieu, 5 rue Jacques Monod 33650 Martillac.
2. Délégué à la Protection des Données
Le DPO peut être contactée à l’adresse suivante : fr.privacy@sgs.com. Il est chargé de contrôler le respect du RGPD et de coopérer avec l’autorité de contrôle.
3. SGS IDEA CLINIC en tant que responsable du traitement
3.1 Données recueillies
SGS IDEA CLINIC collecte les données personnelles des Volontaires ou qui sont collectées par les médecins impliqués dans les études auxquelles participent les Volontaires :
- dans le cadre de la préinscription des Volontaires : données d’identification, données de santé, vérification d'une assurance sociale, possession d’un compte bancaire, disponibilités ;
- dans le cadre du rendez-vous de visite d’admission permettant de déterminer l’inclusion ou non des Volontaires : données d’identification, données de santé, coordonnées bancaires.
3.2 Les finalités des traitements et leur base juridique
Les données personnelles des Volontaires sont traitées par SGS IDEA CLINIC en tant que responsable du traitement afin de :
- gérer la pré-inscription des Volontaires ;
- déterminer l’inclusion ou non des Volontaires.
Ces traitements de données personnelles mis en œuvre par SGS IDEA CLINIC reposent sur la poursuite de l’intérêt légitime de SGS IDEA CLINIC de procéder à l’inclusion de Volontaires afin de réaliser des études de produits cosmétiques et d’en évaluer les différentes propriétés, leur tolérance et leur efficacité.
Les Volontaires sont informés que des données concernant leur santé sont traitées par SGS IDEA CLINIC. Ces données constituent des données sensibles au sens de la Réglementation applicable en matière de données personnelles et bénéficient d’une protection renforcée.
Le traitement des données de santé des Volontaires est strictement nécessaire à la bonne conduite des études et permet d’évaluer les propriétés la tolérance et l’efficacité des produits cosmétiques.
Ce traitement de données de santé repose sur le consentement des Volontaires qui sont libres de refuser de donner leur consentement. Les Volontaires sont toutefois informés qu’en cas de refus de donner leur consentement, ils ne pourront pas être inclus dans les études réalisées par SGS IDEA CLINIC.
Le consentement des Volontaires est recueilli dans le respect des exigences de l’article 7 du RGPD, par le biais d’une case à cocher.
3.3 Destinataires des données
Les données personnelles que les Volontaires communiquent sont strictement confidentielles et destinées exclusivement à SGS IDEA CLINIC.
Elles ne sont en aucun cas cédées ou louées à des tiers. Ces données sont en accès limité pour le personnel strictement habilité de SGS IDEA CLINIC et ne seront en aucun cas utilisées à des fins commerciales ou à d’autres fins que la réalisation des études.
Les données personnelles des Volontaires peuvent faire l’objet des transferts en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, SGS IDEA CLINIC met en place toutes les mesures nécessaires pour assurer que le pays destinataire garantit un niveau de protection adéquat et approprié, conformément aux exigences de l'art. 44 et suivants du Chapitre V du RGPD, notamment via une décision d’adéquation prise par Commission Européenne ou la mise en place de clauses contractuelles types établies par cette dernière.
3.4 Durée de conservation de vos données
Les données personnelles des Volontaires ne sont conservées par SGS IDEA CLINIC que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités prévues au sein de la présente politique de confidentialité.
Exemples de gestion des données des candidats et volontaires :
- Si le candidat est refusé à l’admission, suite à son inscription, ses données personnelles sont immédiatement supprimées ;
- Si le Volontaire n’a participé à aucune étude, ses données seront conservées 1 mois après le dernier contact ;
- Si le Volontaire a participé à une étude, les résultats des analyses de ses données seront conservés pendant dix (10) ans à partir de la date de clôture de la dernière étude à laquelle il a participé.
4. SGS IDEA CLINIC en tant que sous-traitant
SGS IDEA CLINIC est amenée à agir comme sous-traitant des données lorsqu’elle réalise des études pour le compte de ses clients, les promoteurs des études, considérés comme responsables du traitement dans le cadre de la réalisation de la prestation. SGS IDEA CLINIC agit à ce titre sur les instructions de ces derniers et conclut avec eux un contrat conforme à l’article 28 du RGPD.
Toutefois aucune des données personnelles directement identifiables ne seront transmises aux promoteurs des études auxquelles le Volontaire participe, seuls les résultats sous forme de statistiques, les identifiants pseudonymisés et les photos de visage floutées au niveau des yeux seront transmis à ces promoteurs.
5. Les droits
Conformément à la Réglementation applicable en matière de données personnelles, les Volontaires bénéficient d’un certain nombre de droits sur leurs données, qui sont détaillés plus amplement ci-dessous :
- Retrait du consentement. Le Volontaire peut révoquer à tout moment son consentement à tout traitement de vos données fondé sur son consentement.
- Accès. Le Volontaire peut demander à SGS IDEA CLINIC de confirmer s’il traite ses données et, le cas échéant, l’informer des caractéristiques du traitement, lui permettre d’y accéder et en obtenir une copie.
- Rectification. Le Volontaire peut demander à SGS IDEA CLINIC de rectifier ou compléter ses données si elles sont incorrectes ou incomplètes.
- Effacement. Le Volontaire peut demander à SGS IDEA CLINIC d’effacer ses données notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou qu’il a révoqué son consentement ou à la suite de l’exercice de son droit d’opposition ou pour respecter une obligation légale. SGS IDEA CLINIC n’est pas tenu de donner suite à sa demande d'effacement de ses données notamment si leur traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Le Volontaire peut également supprimer son compte à tout moment directement depuis son "espace volontaire".
- Limitation. Le Volontaire peut demander à SGS IDEA CLINIC de limiter le traitement de ses données (c’est-à-dire de les conserver sans les utiliser) lorsque leur exactitude est contestée notamment lorsqu’elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; SGS IDEA CLINIC vérifie l’existence de motifs impérieux dans le cadre de l'exercice du droit d'opposition. SGS IDEA CLINIC peut continuer d’utiliser ses données à la suite d’une demande de restriction : avec son consentement ; pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou pour protéger les droits de toute autre personne physique ou morale.
- Portabilité. Le Volontaire peut demander à SGS IDEA CLINIC de lui fournir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou le Volontaire peut demander qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement, mais uniquement si le traitement est fondé sur son consentement ou sur l’exécution d’un contrat conclu avec lui et que le traitement est automatisé.
- Opposition au traitement de données à caractère personnel fondé sur l’intérêt légitime. Le Volontaire peut s’opposer à tout traitement de ses données qui est fondé sur l’« intérêt légitime » de SGS IDEA CLINIC. Si le Volontaire exerce ce droit, SGS IDEA CLINIC cessera le traitement, sauf s’il démontre l’existence de motifs légitimes, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
- Opposition au traitement des données à caractère personnel pour des finalités de prospection. Le Volontaire peut s’opposer à tout moment au traitement de ses données à des fins de prospection.
Exercice des droits :
Tout Volontaire peut exercer ses droits en nous contactant par email à l’adresse suivante : fr.privacy@sgs.com
Les Volontaires peuvent également, s’ils l’estiment nécessaire, après nous avoir contacté, introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (www.cnil.fr).